1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Die Stadtverwaltung Sinsheim bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass keine E-Mail Verschlüsselung stattfindet. Da beim Versand einer E-Mail an die Stadtverwaltung Sinsheim eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann, bitten wir Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, die papiergebundene Kommunikation zu nutzen.

Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Stadtverwaltung Sinsheim davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
 
Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen. Folgende Konventionen werden hierin unter anderem festgelegt:

• die maximale Länge des lokalen Teils einer E-Mailadresse beträgt 64 Zeichen,
• die maximale Länge einer Domain beträgt 255 Zeichen,
• die maximale Länge einer Textzeile in einer E-Mail beträgt 998 Zeichen,
• die maximale Anzahl von Empfängern einer E-Mail soll 100 nicht übersteigen.

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

• Textdateien im Format ANSI (*.txt)
• Microsoft Office Dokumente (*.docx, *.xlsx, *.pptx)
• OpenOffice Dokumente (*.odt, *.ods, *.odp)
• Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)
• Bilddaten (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.tif,*.bmp)
• ZIP Komprimierte Anhänge (*.zip) (sofern nur o.g. Dateien enthalten sind)
• .dwg

Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der E-Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Fällen Nichtzustellbarkeitsmitteilungen (Mail delivery failed) versendet werden.

Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inkl. Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 20 MB empfangen werden. Ist Ihre Datei größer oder hat sie ein anderes Dateiformat, als oben beschrieben, bitten Sie den zuständigen Ansprechpartner um einen anderen Zugang oder übermitteln Sie uns diese per Post mittels Datenträger (USB oder CD-ROM) bzw. bei sehr vertraulichen Dokumenten um persönliche Abgabe bei der zuständigen Stelle.

2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Stadtverwaltung Sinsheim eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden gelten.

Formfreie Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: rathaus(@)sinsheim.de

Des Weiteren können Sie all unsere Mitarbeiter über die E-Mail-Adressen ihrer Funktionspostfächer unter Mitarbeiterliste auf der Website oder auf Briefköpfen der Stadtverwaltung Sinsheim kontaktieren.

Formgebundene Kommunikation

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. 

Für rechtsverbindliche E-Mails steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: rathaus@sinsheim.de-mail.de

Voraussetzung: Sie benötigen dazu eine persönliche DE-Mail-Adresse. Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit andere Signaturen nicht zulassen können.

Kommunikation über De-Mail

3. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Sinsheim haben, wenden Sie sich an die IuK: E-Mail schreiben